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Notaires et professions juridiques

Minutes, actes, testaments : ce qu’un office met à l’abri du feu et du vol

Un office conserve des originaux qui n’existent qu’en un exemplaire. La question n’est pas seulement le vol : c’est le feu, l’eau et l’accès. Armoires fortes antifeu pour les volumes, coffre certifié pour les valeurs et les supports, armoire à clés pour les locaux.

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Ce que vous devez protéger

Trois contenus, trois réponses

Minutes et répertoires

Les actes reçus sont conservés en minute dans l’office : des volumes importants, à protéger du feu avant tout.

Testaments, titres et valeurs

Documents uniques, chèques et espèces de l’étude : un coffre certifié EN 1143-1, au montant assurable fixé par l’assureur.

Supports numériques et clés

Sauvegardes, clés des locaux et des dossiers : une armoire à clés et une protection dédiée aux supports.

Ce que la réglementation exige

Le notaire garde minute de tous les actes qu’il reçoit

Le décret relatif aux actes établis par les notaires fixe l’obligation de conservation des minutes dans l’office. Il ne prescrit pas de contenant : c’est le risque d’incendie et de vol qui le dicte, avec votre assureur.

Les notaires sont tenus de garder minute de tous les actes qu’ils reçoivent, à l’exception de ceux qui d’après la loi peuvent être délivrés en brevet, notamment les certificats de vie, procurations, actes de notoriété, quittances de fermages, de loyers, de salaires, arrérages de pensions et rentes.
Article 26 du décret n° 71-941 du 26 novembre 1971

Pour les minutes, le volume compte plus que la classe : les armoires fortes antifeu du catalogue vont de 190 à 900 litres. Pour les valeurs et les documents uniques, le coffre certifié EN 1143-1 répond à l’exigence de l’assureur.

Ce que l’office sécurise, et avec quoi
ContenuExigenceRéponse
Minutes et répertoiresConservation dans l’office (décret 71-941, art. 26)Armoire forte antifeu, 190 à 900 L
Testaments, titres, valeursMontant assurable fixé par l’assureurCoffre certifié EN 1143-1, classe 0 ou I
Clés des locaux et dossiersAccès restreint, traçabilitéArmoire à clés
Supports numériquesProtection dédiéeSur devis
Les modèles

Les coffres adaptés à un office

26 produits sur 26, prix hors taxes

Recevoir cette sélection par e-mail

Cet achat se décide rarement d’un trait : on relit la clause du contrat, on en parle chez soi, on la transmet à son assureur. L’e-mail reprend 26 modèles avec les prix hors taxes, la classe, le montant assurable, et un lien qui ramène ici.

Un seul e-mail. Aucune relance, aucune lettre d’information.

Le devis

Combien de mètres linéaires, quelles valeurs ?

Volume d’archives à protéger, montant à assurer, nombre de clés, étage et accès de l’office. Réponse sous 48 heures ouvrées, prix hors taxes.

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Conditions professionnelles
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Remise par quantité
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Franco de port
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Installation et mise en place
Sur devis

Facturation entreprise, TVA récupérable. Règlement par virement. Les conditions sont précisées dans le devis.

Questions des offices

Une armoire forte suffit-elle pour les minutes ?

Pour les minutes, le risque principal est l’incendie : une armoire forte antifeu classée pour le papier protège les volumes. Pour les documents uniques et les valeurs, votre assureur peut exiger un coffre certifié EN 1143-1.

Peut-on installer une armoire de 900 litres à l’étage ?

Le poids des grands modèles impose de vérifier le plancher et l’accès. Indiquez l’étage et la largeur des passages dans la demande de devis : la livraison et la mise en place y sont chiffrées.

Comment se passe la facturation ?

Facture au nom de l’office, TVA récupérable, règlement par virement. Les délais de paiement sont indiqués dans le devis.

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