Minutes, actes, testaments : ce qu’un office met à l’abri du feu et du vol

Ce que la loi vous demande, et ce qu’elle ne dit pas

Le notaire garde minute de tous les actes qu’il reçoit et ne peut s’en dessaisir, sauf dans les cas prévus par la loi et en vertu d’un jugement (décret n° 71-941 du 26 novembre 1971, articles 26 et 27). Ces minutes et les répertoires sont des archives publiques (Code du patrimoine, article L211-4), imprescriptibles (article L212-1), que l’office conserve soixante-quinze ans avant de les verser aux archives départementales (article R212-15). Le code de déontologie en fait un devoir (décret n° 2023-1297 du 28 décembre 2023, article 19).

Un office moderne garde encore du papier

Plus de neuf actes sur dix sont aujourd’hui signés électroniquement et conservés au minutier central (ordre de grandeur donné par le Conseil supérieur du notariat). Ce qui reste dans vos murs n’en est que plus précieux :

• les minutes antérieures à l’acte électronique, sous votre garde jusqu’à soixante-quinze ans ;
• les répertoires papier et les originaux annexés aux actes électroniques ;
• le registre des valeurs et les valeurs elles-mêmes, confiées par vos clients ;
• les testaments déposés : le fichier central des dispositions de dernières volontés enregistre leur existence et votre nom, pas leur contenu ;
• les déclarations de succession et les dossiers clients, où dorment parfois des minutes sorties du minutier.

Ce que vous protégez, et ce qui y répond

Chaque ligne part d’un contenu réel et donne le risque premier, puis la famille de matériel qui y répond. Le montant assurable, lui, vient de votre contrat professionnel, jamais du fabricant.

Ce que la profession recommande pour ses archives

Le guide « Bien gérer les archives notariales » (2024) décrit la salle d’archives d’un office. Ce sont des recommandations professionnelles, pas une norme, mais elles disent ce qu’un office bien tenu s’impose :

• une salle réservée à cet usage, dont l’accès est limité au personnel de l’étude ;
• détecteurs de fumée et extincteurs à eau pulvérisée, vérifiés régulièrement ;
• zone non inondable, aucune canalisation dans la salle ;
• température entre 16 et 22 °C, humidité relative entre 40 et 60 % ;
• rayonnages métalliques, première tablette à 15 cm du sol, plancher à 900 kg/m² pour des rayonnages fixes.

Le coffre ne remplace pas cette salle. Il s’y ajoute pour ce qui ne supporte aucune perte : testaments, minutes papier restantes, originaux annexés, valeurs. C’est cette ligne de partage que nous vous aidons à tracer avant de chiffrer.

Il n’y a pas d’argent dans une étude, et les cambrioleurs l’ignorent

Un notaire ne peut garder plus de 3 000 € d’espèces au-delà de deux jours ouvrables (décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945, article 15, et arrêté du 11 décembre 2001), et les paiements des actes publiés passent par virement au-delà de 3 000 € (Code monétaire et financier, articles L112-6-1 et R112-5). Le coffre d’une étude ne contient donc pas de caisse.

Les cambrioleurs ne le savent pas toujours. À Vallet, en décembre 2019, un coffre de plus de 500 kg a été emporté entier : il contenait 300 testaments et rien d’autre, et a été retrouvé dans la nature. À Trèbes, en 2012, un coffre de 250 kg a été descellé du mur et du sol. Dans les deux cas, ce qui est parti n’avait de valeur que pour l’office et ses clients, et ce sont les copies gardées ailleurs qui ont sauvé l’étude.

Ce que votre contrat professionnel exige, en plus du texte

Aucun texte de la profession ne dit le contenant ni le montant. C’est votre contrat multirisque professionnelle qui fixe le plafond indemnisé pour les valeurs confiées, et c’est lui qui décide si une classe EN 1143-1 est exigée ou si une armoire fermée à clef suffit.

• La clause « valeurs et espèces » donne le plafond, donc la classe. Elle prime sur toute estimation.
• Le coffre se déclare à l’assureur avec sa classe et son numéro de certificat : c’est la déclaration, non l’achat, qui relève le plafond.
• Beaucoup de contrats professionnels distinguent l’heure d’ouverture de l’heure de fermeture, avec deux plafonds différents.
• Nos prix sont hors taxes et la facture est établie au nom de l’office, ce que votre assureur demandera en cas de sinistre.

Livraison, fixation et déclaration

La fixation conditionne la garantie autant que la classe. Elle se prépare avant la livraison : nature du sol ou du mur, étage, largeur de passage, horaires d’accès aux locaux. Un coffre livré mais non fixé n’est pas encore protégé, et Vallet le rappelle : un coffre de 500 kg s’emporte.

Beaucoup d’études occupent des immeubles anciens : escalier étroit, plancher bois, pas d’ascenseur. Une armoire forte de 400 litres pèse 140 kg, un coffre certifié classe I de 220 litres en pèse 341. L’accès, la portance et la fixation sont évalués avant la commande et chiffrés dans le devis. Le jour de la livraison, le coffre est posé, fixé, et un procès-verbal de fixation vous est remis pour votre assureur.

Questions fréquentes