Gestion des clés en entreprise : inventaire, registre et armoire à clés

Gérer les clés d'une entreprise, c'est savoir à tout moment où se trouve chaque clé et qui la détient. Dans une PME, trois outils y suffisent : un inventaire où chaque clé porte un numéro, un registre des remises et des retours, et une armoire à clés fermée, fixée au mur. Voici comment les mettre en place, et quand passer à un système électronique.

Ce que recouvre la gestion des clés

Une entreprise détient plus de clés qu'elle ne le pense : bureaux, entrepôt, local technique, boîtes aux lettres, véhicules de service, et leurs doubles. Une agence immobilière y ajoute les clés des biens qu'elle gère, un garage celles des véhicules confiés, un hôtel celles des chambres.

Le premier risque n'est pas le vol. C'est la clé dont personne ne sait plus qui l'a. Une clé perdue sans trace oblige à changer le cylindre de la porte qu'elle ouvre. Si c'est un passe, qui ouvre plusieurs portes, chacune est à revoir.

La méthode tient en trois étapes, dans cet ordre : faire l'inventaire, tenir un registre, ranger les clés dans une armoire fermée.

L'inventaire : un numéro par clé

Commencez par la liste. Pour chaque porte, chaque meuble fermé et chaque véhicule, notez le nombre d'exemplaires et qui détient chacun aujourd'hui. Les clés dont personne ne connaît la porte se mettent à part jusqu'à ce qu'on l'ait retrouvée.

Donnez ensuite un numéro à chaque clé et inscrivez-le sur son porte-clés. Le numéro seul : une clé perdue avec l'adresse ou le nom du local ouvre la porte à qui la trouve. La correspondance entre le numéro et la porte ne figure que dans le registre.

Séparez les clés d'usage courant des doubles de secours. Les doubles se gardent à part, sous la responsabilité d'une seule personne.

Comptez enfin la capacité nécessaire : le nombre de clés à ranger dans l'armoire aujourd'hui, plus un tiers pour les clés à venir. C'est ce chiffre qui fixe la taille de l'armoire.

Le registre des clés : ce qu'il doit contenir

Un registre des clés note chaque mouvement : quelle clé, remise à qui, quand, et quand elle est revenue. Il se tient sur papier ou dans un tableur. La signature de la personne qui prend la clé en fait une preuve de remise.

Tenez deux parties distinctes. La première liste les clés attribuées pour la durée d'un poste : le trousseau d'un salarié, d'un gardien, d'un technicien. La seconde trace les prêts de la journée : un véhicule de service, la clé d'un local ouvert pour une intervention.

La traçabilité des clés que donne un registre est déclarative : il dit qui a signé, pas qui a ouvert l'armoire. Elle suffit tant que peu de personnes accèdent aux clés. Le registre nomme des personnes : rangez-le sous clé, comme les clés elles-mêmes.

La procédure de remise et de restitution

La procédure de remise des clés tient en quatre moments. Chacun se fait contre signature, sur la liste des numéros remis.

• À l'arrivée : le salarié reçoit les clés de son poste et signe la liste de leurs numéros.
• Pendant le poste : toute clé empruntée en plus passe par le registre, à la sortie et au retour.
• Au départ : les clés se rendent avant le dernier jour, vérifiées une à une sur la liste signée à l'arrivée.
• À date fixe, par exemple chaque trimestre : on compare l'armoire, le registre et la liste des détenteurs.

Une clé qui manque se traite comme une clé perdue : on change le cylindre de la porte qu'elle ouvre. Un code d'armoire que le salarié connaissait se change le jour de son départ. Sur une serrure électronique, cela prend quelques secondes, sans refaire de clé.

L'armoire à clés : ranger, fermer, fixer

L'armoire rend l'absence visible : un crochet vide se voit d'un coup d'œil. Elle met aussi les clés hors de portée des clients et des visiteurs. Placez-la dans un local fermé ou derrière un comptoir, à hauteur de main, contre un mur qui tient les chevilles.

Notre gamme Clés Protect Compact, de Hartmann Tresore, va de 10 à 300 crochets sur rails réglables. Le corps est blindé et le système de condamnation reçoit un blindage au manganèse contre le perçage. L'armoire se fixe par quatre trous au dos ; sa porte s'ouvre à 100°. Les modèles 10, 30, 60 et 100 ont une trappe de dépôt anti-pêche : on rend une clé sans ouvrir l'armoire, même en dehors des heures d'ouverture.

Chaque taille existe avec deux serrures. La serrure à clé WITTKOPP, certifiée A2P niveau A, est livrée avec deux clés : elle convient quand une seule personne ouvre l'armoire. La serrure électronique ENV 1300 classe 2 VDS s'ouvre par code et fonctionne sur pile 9 V : elle convient quand plusieurs personnes ouvrent dans la journée.

Une armoire à clés n'est pas un coffre-fort. Elle n'est certifiée ni EN 14450 ni EN 1143-1 et n'ouvre aucune valeur assurable. Pour des espèces, des valeurs ou des documents originaux, il faut en plus un coffre certifié ou une armoire forte.

Livraison en messagerie ou avec installation, au choix. Le délai va de 10 jours à 4 ou 5 semaines selon la référence. Une demande de devis chiffre l'armoire, sa livraison et sa fixation, en prix hors taxes.

Armoire électronique et logiciel : quand en faut-il un ?

Un système électronique de gestion des clés trace chaque retrait sans signature. Chaque clé est verrouillée sur son emplacement. Elle se libère par badge ou par code personnel, et le système garde l'historique : qui a pris quelle clé, à quelle heure, et quand il l'a rendue.

Ce niveau de traçabilité se justifie quand beaucoup de personnes accèdent aux clés, à toute heure, ou quand une flotte de véhicules tourne entre plusieurs équipes. Dans une PME où quelques personnes ouvrent l'armoire, un registre signé et une serrure à code suffisent le plus souvent.

Ces systèmes ne sont pas à notre catalogue, et nous ne les comparons pas. Notre serrure électronique contrôle l'ouverture de l'armoire ; elle ne sait pas quelle clé a été prise.

Selon votre métier

• Agences immobilières et syndics : les clés des biens gérés, qui ne vous appartiennent pas, et leurs remises aux locataires et aux prestataires.
• Garages et carrosseries : les clés des véhicules confiés, rendues hors horaires par la trappe de dépôt.
• Hôtels : les clés des chambres, des locaux techniques et des véhicules, à l'accueil.
• Entreprises : les clés des locaux et des véhicules de service, les trousseaux des salariés.

Votre contrat d'assurance peut fixer des conditions de garde des clés, en particulier pour les véhicules confiés. Relisez-le avant de choisir la taille et la serrure.

Pour aller plus loin

Toutes nos armoires à clés sont réunies sur la page armoires à clés. Les coffres certifiés et les armoires fortes pour les valeurs et les documents sont présentés sur l'espace professionnel. Pour les documents qui nomment des personnes, voir aussi l'armoire forte et le RGPD.